CONAS RÍOMHPHOIST ÉIFEACHTACHA A SCRÍOBH AG AN OBAIR | FÍOR SIMPLÍ

Má fuair tú & apos; r-phost riamh ó chomhghleacaí le treoracha ró-bhriathra, iarratais lofa, nó bhealach an iomarca faighteoirí neamhriachtanacha san áireamh, tá a fhios agat faoin tábhacht a bhaineann le cumarsáid éifeachtach ríomhphoist ag an obair. Féadann ríomhphoist a sheoltar gan eagraíocht nó smaoineamh bac a chur ar shreabhadh oibre, daoine a chur as a riocht go ginearálta, agus mí-chumarsáid a sheachaint ar bhealach eile.

Mar sin cén chaoi a ndéanann tú r-phost soiléir, éifeachtach a cheardú a chothromaíonn an chothromaíocht cheart idir mionsonraithe agus gonta; ceann a bhuaileann ar na hábhair cearta do na daoine cearta go léir atá i gceist? Ar dtús ní mór duit fios a bheith agat cathain ba chóir rud éigin a sheoladh trí ríomhphost - seachas teachtaireacht dhíreach, cruinniú pearsanta , nó glaoch fóin . Tá ríomhphoist an-oiriúnach chun liostaí treoracha níos faide a sheoladh, chun tionscadal a sheiceáil isteach, nó chun comhaid a roinnt. Cinnteoidh cumarsáid ríomhphoist freisin taifead i scríbhinn ar aon chomhráite tábhachtacha ar gá duit & apos; ll tagairt a dhéanamh dóibh níos déanaí. Seo sé rud a dhéanann scríbhneoirí ríomhphoist éifeachtacha go léir sula mbuaileann siad 'seol.'

1. Uasmhéadaigh an Líne Ábhar

Ar dtús, ba mhaith leat & apos; ll líne an ábhair a chur in oiriúint don teachtaireacht agus / nó do fhreagra. An bhfuil tú ag scríobh chuig duine a chuir ríomhphost chugat an tseachtain seo caite? Ná tarraing suas sean-theachtaireacht neamhghaolmhar agus buail isteach ‘freagra’ - rinne sé dearmad ar d’fhaighteoir & apos; s go díreach cad a scríobh siad chugat seachtain ó shin. Cuidigh leo iad a threorú agus freagra a chumadh le líne ábhair úr a léiríonn an topaic nua nó do fhreagra ar a dteachtaireacht (abair, Faisnéis chúlra faoin gcliant is nua atá againn, Jane Doe nó Treoracha chuig ár dteach nua i Cleveland), a deir Peggy Duncan, a saineolaí táirgiúlachta pearsanta in Atlanta. Is lú an seans go gcuirfidh tú mearbhall ar an bhfaighteoir, agus beidh sé níos éasca do theachtaireacht a fháil níos déanaí.

conas bróga leathair bán a dhéanamh arís

Sa dara háit, bí sonrach. Mar shampla, seo & apos; s líne ábhair atá dona / doiléir: Cruinniú foirne. Anois, seo & apos; s ceann níos fearr: Tabhair an ceangaltán seo go 2 p.m. cruinniú foirne. Nuair a chuireann tú sonraí san áireamh, cosúil le gníomh atá ag teastáil nó na sonraí cá háit agus cathain, cabhraíonn tú leis an bhfaighteoir tábhacht do theachtaireachta a thomhas láithreach, a deir Marsha Egan, údar Detox Bosca Isteach agus Gnáth Feabhais R-Phoist ($ 20; amazon.com ). Cuidíonn sé & apos; ll leo cuimhneamh orthu an tasc atá riachtanach a chur i gcrích.

Níl mé cinnte cad ba cheart a bheith san ábhar? Smaoinigh ar na heochairfhocail a d’úsáidfeá dá mbeadh ort an ríomhphost a aimsiú níos déanaí, a deir Nick Morgan, údar An gcloiseann tú mé? Conas Ceangal le Daoine i nDomhan Fíorúil ($ 11; amazon.com ).

2. Treoracha Mionsonraithe a sholáthar

Féadann soiléireacht na dtreoracha scríofa éifeachtacht ríomhphoist oibre a dhéanamh nó a bhriseadh. Má tá tú & apos; maidir le tascanna faoi seach a shannadh do ghrúpa daoine, déan iad a mhiondealú de réir duine agus bain úsáid as pointí piléar chun cabhrú le gach duine a fháil amach go díreach cad a theastaíonn cúnamh uait uathu go sonrach.

3. Roghnaigh na Faighteoirí go cúramach

Scríobh an ríomhphost sula gcuireann tú na faighteoirí leis, a deir Vanessa Van Edwards, údar Gabháil Eolaíocht an Éacht le Daoine ($ 12; amazon.com ). Ní amháin go seachnóidh sé seo an seoladh suaiteach de thaisme, ach ligfidh sé duit faighteoirí a chur leis bunaithe ar ábhar an ríomhphoist. Ag iarraidh na slabhraí ríomhphoist fada il-dhóiteáin sin a sheachaint? Má theastaíonn roinnt daoine uait chun trácht a dhéanamh ar rud éigin, mar dhoiciméad, smaoinigh ar chomhad inroinnte a chruthú (cosúil le Google Doc), áit ar féidir le gach duine athruithe a mholadh in aon spás amháin gan míle ríomhphost a sheoladh.

GAOLMHARA: Gach Rud Ba chóir duit (agus Níor chóir duit & Apos; t) a áireamh i R-phost Lasmuigh den Oifig

4. Teanga Draenála Gearr

Ríomhphost faoi snafu is gá a shocrú? Seachas a bheith fileata faoi cad is tarraing ann nó an locht atá air, dírigh ar an gníomh ag teastáil saincheist a leigheas. Mar shampla, in ionad a rá, 'Tá fadhb ag an gcliant lenár gcur i láthair, agus beidh sé deacair é a shocrú,' bain triail as, 'Ba bhreá liom do chabhair rud éigin a thug an cliant suas ar ár nglao a shocrú.' Déanfaidh sé seo aiseolas diúltach a thabhairt nó tascanna míthaitneamhacha a iarraidh trí ríomhphost níos éifeachtaí.

5. Cuir Treoracha Freagartha san áireamh

Fiú nuair nach dteastaíonn freagra ó do r-phost (beidh mé ag coinne dochtúra don dá uair an chloig atá romhainn nó Is féidir leat do thuairisc a chur isteach amárach in ionad an lae inniu), braitheann go leor daoine go bhfuil sé de dhualgas orthu é a admháil le OK nó le Buíochas. Tabhair éascaíocht do na daoine seo. Mura dteastaíonn uait éisteacht siar, cuir ‘Níl aon fhreagra riachtanach’ ag deireadh do theachtaireachta, a deir Duncan. Sábhálann sé am ar an dá cheann agus stopann sé ríomhphoist neamhúsáidte ó bhoscaí a bhearradh. Chomh maith leis sin, ná bíodh aon leisce ort Go raibh maith agat a scríobh roimh ré agus tú ag cur ceiste ar dhuine. Cuirfidh sé stad ort ó bheith meallta chun Buíochas aonlíne a sheoladh nuair a scríobhann an duine ar ais.

6. Ná Faigh Ró-Phearsanta

Tá ríomhphoist le haghaidh fíricí, ní mothúcháin, a deir Egan. Mar gheall ar an easpa infhilleadh guth agus teanga choirp sa chomhfhreagras digiteach, is furasta míthuiscint a dhéanamh ar mhothúcháin áirithe - an dóigh a mbraitheann tú faoi mharthar, cad a cheap tú faoi pháirtí do chomharsa. Más mian leat saincheist íogair (nó níos lú ná dearfach) a thabhairt suas, glaoigh orthu ina ionad.